Thuê ngoài công tác tiền lương giúp doanh nghiệp dành lại thời gian và nguồn lực cho hoạt động chính, đồng thời giảm sai sót, tăng mức độ tuân thủ và bảo mật thông tin lương.
Thách thức thường gặp
- Thiếu nhân sự và chuyên môn về thuế TNCN, bảo hiểm bắt buộc
- Quy trình chưa chuẩn hóa, dễ sai sót khi tính lương và quyết toán
- Chi phí duy trì bộ phận nhân sự – tiền lương nội bộ cao
- Rủi ro lộ thông tin lương trong nội bộ doanh nghiệp
Quy trình thực hiện
Bước 1 — Thu thập dữ liệu
Tìm hiểu cơ cấu nhân sự của doanh nghiệp: người nước ngoài hay người Việt Nam, chính sách thuế TNCN áp dụng, các khoản giảm trừ được hưởng. ASTC thiết lập hệ thống dữ liệu tổng (master data) lưu trữ thông tin của từng người lao động, do từng cá nhân cung cấp riêng biệt và bảo mật.
Bước 2 — Chuẩn bị hồ sơ bắt buộc
| Nhóm hồ sơ | Nội dung công việc |
|---|---|
| Hợp đồng lao động | Cung cấp mẫu, soạn thảo hợp đồng và phụ lục hợp đồng |
| Bảng lương | Thiết lập bảng chấm công, tính lương |
| Chi trả lương | Thông báo lương tới người lao động, thực hiện chuyển lương theo ủy quyền |
| Tuân thủ pháp luật | Lập báo cáo định kỳ gửi cơ quan thuế, cơ quan bảo hiểm xã hội và cơ quan thống kê |
Bước 3 — Tư vấn xuyên suốt
- Tư vấn tuân thủ Bộ luật Lao động, Luật Bảo hiểm xã hội và các văn bản liên quan
- Tư vấn các vấn đề thuế TNCN còn vướng mắc hoặc chưa rõ, và các cơ hội tối ưu hợp pháp
- Đánh giá tác động của thay đổi quy định pháp luật về thuế TNCN và bảo hiểm bắt buộc
- Đánh giá rủi ro tuân thủ và đề xuất biện pháp khắc phục
Cơ cấu lương hiệu quả cho người nước ngoài và nhân sự Việt Nam
Trên cơ sở hồ sơ đầy đủ của từng nhân sự, ASTC xây dựng phương án cơ cấu thu nhập tận dụng toàn bộ các khoản miễn, giảm trừ và ưu đãi mà pháp luật cho phép, giữ nghĩa vụ thuế TNCN ở mức tối thiểu hợp pháp.
Lưu ý nghề nghiệp: mọi phương án cơ cấu lương đều được trình bày kèm cơ sở pháp lý và mức độ rủi ro bị cơ quan thuế bác bỏ. Quyết định lựa chọn phương án thuộc về doanh nghiệp. Mức giảm trừ gia cảnh, thuế suất và ngưỡng đóng bảo hiểm thay đổi theo thời kỳ — cần đối chiếu văn bản có hiệu lực tại thời điểm áp dụng.
Bảo mật dữ liệu: dữ liệu cá nhân người lao động (họ tên, số định danh, số tài khoản, mức lương) là dữ liệu cá nhân được pháp luật bảo vệ. ASTC xử lý theo quy chế bảo mật nội bộ, phân quyền truy cập theo vai trò.
