024 6651 3639 - 028 2260 8686

Văn phòng đại diện – Các loại thuế phải nộp



Văn phòng đại diện là gì? Điểm khác biệt giữa văn phòng đại diện thành lập bởi doanh nghiệp trong nước và thương nhân nước ngoài không hiện diện tại Việt Nam (mức lệ phí môn bài, quy định kê khai thuế…)?

Bài viết đề cập tới một số vấn đề thường được quan tâm liên quan đến văn phòng đại diện (sau đây có thể được viết tắt dưới dạng “VPĐD”) của các thực thể cả trong và ngoài nước khi hoạt động trong các lĩnh vực như đầu tư hay thương mại… tại Việt Nam. Đối tượng nào được phép thành lập văn phòng đại diện? Một số quy định cơ bản về thủ tục kê khai thuế đối với loại hình đơn vị này?… Nguồn thông tin được chúng tôi tổng hợp dựa trên các văn bản pháp lý chính thống. Hai loại hình văn phòng đại diện nêu trên được phân biệt dựa trên các tiêu chí sau:

  • Khái niệm
  • Chức năng
  • Đối tượng được phép thành lập văn phòng đại diện
  • Cơ quan cấp giấy phép hoạt động
  • Giấy phép hoạt động
  • Khai và nộp lệ phí môn bài
  • Hoá đơn chứng từ
  • Báo cáo thuế phải nộp
  • Mã số thuế, Sử dụng chữ ký số và khai, nộp thuế điện tử.
  • Chế độ báo cáo hàng năm

 

Để mở đầu, giản đồ sau đây sẽ giới thiệu khái quát về các thực thể liên quan được nhắc tới trong bài viết:

Hai loại hình văn phòng đại diện tại Việt Nam được thành lập bởi doanh nghiệp trong nước và thương nhân nước ngoài không hiện diện tại Việt Nam

Hai loại hình văn phòng đại diện tại Việt Nam

 

Khái niệm

Đối với các doanh nghiệp thành lập theo pháp luật Việt Nam, Điều 45 của Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13 đã nêu:

“Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.”

Đối với văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, Khoản 6 Điều 3 Luật thương mại 2005 định nghĩa:

“là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.”

 

Chức năng

Điều 30, Nghị định số 07/2016/NĐ-CP ngày 25/01/2016 của Chính Phủ đã chỉ rõ và phân biệt chức năng của các đơn vị đại diện cho các thực thể ở trong và ngoài lãnh thổ Việt Nam. Cụ thể:

VPĐD của thương nhân nước ngoài thành lập theo Luật Thương mại:

  • Không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam. 
  • Không được ký kết hợp đồng trừ trường hợp được uỷ quyền.

Trong khi đó, VPĐD của Doanh nghiệp thành lập theo pháp luật Việt Nam:

  • Đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.
  • Không có chức năng kinh doanh.

 

Đối tượng được phép thành lập văn phòng đại diện

Theo Khoản 1 Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, các đối tượng được phép thành lập văn phòng đại diện bao gồm:

  • Doanh nghiệp thành lập theo Luật Doanh nghiệp, Luật Đầu tư;
  • Thương nhân nước ngoài: là thương nhân được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nước ngoài được pháp luật nước ngoài công nhận.
    Thương nhân nước ngoài không hiện diện tại Việt Nam là thương nhân nước ngoài không có đầu tư trực tiếp tại Việt Nam theo các hình thức được quy định trong Luật Đầu tư, Luật Thương mại; không có văn phòng đại diện, chi nhánh tại Việt Nam theo Luật Thương mại.

 

Cơ quan cấp giấy phép hoạt động

Khoản 2, Điều 46, Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13 chỉ định cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền nơi doanh nghiệp thành lập theo pháp luật Việt Nam đặt văn phòng đại diện. (Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KHĐT nơi mở VPĐD) là cơ quan chức năng được cấp phép thành lập đơn vị đại diện.

Đối với thương nhân nước ngoài có nhu cầu, các văn bản pháp lý làm căn cứ tham khảo gồm có: 

  • Khoản 3, Điều 22, Luật Thương mại năm 2005;
  • Công văn số 1323/BKHĐT-ĐTNN về cơ quan cấp giấy phép thành lập VPĐD của thương nhân nước ngoài.

Cụ thể các cơ quan có quyền cấp giấy phép là:

  • Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện (ngoài khu công nghiệp); hoặc
  • Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao nơi VPDD đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao trong trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

Trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định về thẩm quyền cấp giấy phép thì thương nhân nước ngoài thực hiện theo quy định của pháp luật chuyên ngành đó.

 

Giấy phép hoạt động, Hóa đơn chứng từ, Lệ phí môn bài

Thương nhân nước ngoài sẽ được cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện trong khi doanh nghiệp trong nước được cung cấp Giấy chứng nhận đăng ký văn phòng đại diện. Văn phòng đại diện của cả hai chủ thể này đều không được phát hành hóa đơn.

Khai và nộp lệ phí môn bài

Nghĩa vụ này không phát sinh đối với VPĐD của thương nhân nước ngoài.

Đối với doanh nghiệp trong nước, các trường hợp được chia ra:

  • Không có hoạt động sản sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ: được MIỄN nộp lệ phí môn bài.
  • Có hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ: PHẢI NỘP lệ phí môn bài.

Trường hợp VPĐD phải nộp lệ phí môn bài thì nộp trực tiếp cho cơ quan thuế quản lý nơi đặt VPĐD.

Tuy vậy trên thực tế: Điều 45, Luật doanh nghiệp số 68/2014/QH13 lại quy định không được rõ ràng về VPĐD có chức năng kinh doanh hay không, trong hồ sơ về việc thành lập VPĐD không được ghi ngành nghề kinh doanh mà là “nội dung hoạt động”. Do đó, VPĐD thực chất không hề có chức năng kinh doanh. Nên quy định về lệ phí môn bài như trên đang mâu thuẫn với Luật Doanh nghiệp.

Các căn cứ pháp lý tham chiếu khác bao gồm:

  • Điểm 1.3, Mục 1, Văn bản hợp nhất 33/2014/VBHN-BTC.
  • Điều 2, Nghị định số 139/2016/NĐ-CP ngày 04/10/2016 của Chính phủ quy định về lệ phí môn bài.
  • Công văn số 15865/BTC-CST ngày 07/11/2016 của Bộ Tài Chính về lệ phí môn bài với Văn phòng đại diện.
  • Công văn số 7342/CT-TTHT ngày 25/02/2019 của Cục thuế TP Hà Nội về lệ phí môn bài cho VPĐD.
  • Công văn số 10419/CT-TTHT ngày 20/03/2019 của Cục thuế TP Hà Nội về khai thuế đối với văn phòng đại diện.

 

Báo cáo thuế phải nộp

Mục này được quy định và hướng dẫn tại:

  • Công văn số 876/BTC-TCT của Bộ Tài chính về nghĩa vụ thuế của VPĐD của thương nhân nước ngoài
  • Điều 16 Thông tư 156/2013/TT-BTC
  • Điều 16 Thông tư 151/2014/TT-BTC
  • Khoản 1 Điều 11 Thông tư 156/2013/TT-BTC

Cụ thể, VPĐD không có chức năng kinh doanh, nhận kinh phí hoạt động từ thương nhân nước ngoài: Chỉ thực hiện kê khai, nộp thuế TNCN cho các cá nhân làm việc tại Văn phòng đại diện theo Luật thuế TNCN và các văn bản hướng dẫn thi hành. Văn phòng đại diện không phải là người nộp các loại thuế khác: thuế GTGT, thuế TNDN,… không phải hạch toán, kê khai hóa đơn đầu vào đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào.

Đối với doanh nghiệp trong nước:

  • Thuế TNCN: Công ty chịu trách nhiệm khấu trừ, khai nộp thay cho VPĐD nếu Công ty đứng ra ký hợp đồng và trả lương cho nhân viên của VPĐD
  • Thuế GTGT: khai tập trung tại trụ sở chính nếu VPĐD không trực tiếp bán hàng, không phát sinh doanh thu.
  • Thuế TNDN: Công ty chịu trách nhiệm khai nộp tập trung tại trụ sở chính nếu VPĐD là đơn vị hạch toán phụ thuộc.

 

Mã số thuế, Sử dụng chữ ký số và khai, nộp thuế điện tử

Căn cứ vào Điều 8 Nghị định 78/2015/NĐ-CP; và Công văn số 5366/TCT-KK ngày 27/12/2018 của Tổng cục Thuế về giao dịch điện tử của Văn phòng đại diện nước ngoài:

  1. VPĐD của thương nhân nước ngoài khi thành lập được đăng ký cấp mã số thuế.
  2. VPĐD của doanh nghiệp trong nước khi thành lập được đăng ký cấp mã số thuế. Trường hợp VPĐD có thực hiện chức năng kinh doanh: phải đăng ký sử dụng chữ ký số và khai, nộp thuế điện tử.

 

Chế độ báo cáo hàng năm

Văn bản quy định và hướng dẫn:

  • Thông tư số 11/2016/TT-BCT ngày 05/07/2016 của Bộ Công Thương.
  • Công văn số 1056/CT-TTHT ngày 08/02/2017 của cục thuế TP HCM về việc kê khai nộp thuế của văn phòng đại diện

Thứ nhất, đối với VPĐD của thương nhân nước ngoài:

  • Mẫu báo cáo hoạt động của VPDD theo mẫu số BC-1 ban hành kèm theo thông tư số 11/2016/TT-BCT ngày 05/07/2016 của Bộ Công Thương. Thời hạn nộp: ngày 30/01 của năm hoạt động tiếp theo.
  • Đăng ký MST TNCN của người lao động làm việc
  • Tờ khai khấu trừ thuế TNCN tháng/quý nếu phát sinh thuế TNCN phải nộp
  • Tờ khai QTT TNCN hàng năm.
  • Khai trình việc sử dụng lao động mẫu 05 ban hành kèm thông tư số 23/2014/TT-BLDTBXH ngày 29/08/2019 trong vòng 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động.
  • Báo cáo tình hình sử dụng thay đổi về lao động định kỳ 06 tháng theo mẫu số 07 ban hành kèm theo TT 23/2014/TT-BLDTBXH.

Thứ hai, đối với VPĐD là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp trong nước, hạch toán phụ thuộc nên không phải nộp QTT TNDN, BCTC năm. Trường hợp VPĐD trực tiếp chi trả lương cho người lao động, báo cáo phải nộp bao gồm: 

  • Đăng ký MST TNCN của người lao động làm việc
  • Tờ khai khấu trừ thuế TNCN tháng/quý nếu phát sinh thuế TNCN phải nộp
  • Tờ khai QTT TNCN hàng năm.



Bài viết liên quan


Chuyên gia nước ngoài thuộc dự án phi Chính phủ đến Việt Nam được miễn thuế TNCN?

Hồ sơ cần có để ghi nhận hợp lý chi phí lương của người nước ngoài

Cách xử lý giá trị còn lại của TSCĐ sau khi tháo dỡ

Bản tin thuế tháng 8 năm 2019

Bản tin thuế tháng 7 năm 2019

Chi phí mua bảo hiểm nhân thọ có được trừ khi tính thuế TNDN?

HN: 024 6651 3639 - HCM: 028 2260 8686